PDM系統評選模式

一般企業在評估選擇資訊系統時，尤其像ERP或是PDM這樣的系統，影響到許多部門的運作及所需付出的成本相當的高。一定不會只就滿足現行需求或是價格來考量，一定是從整體的需求及公司的未來性來去衡量。整個評估過程會先挑選企業各部門的資深人員所組成的評估小組來運作，而評選過程是非常繁覆且複雜的，除了要清楚的了解企業內部的環境與需求外，也要清楚的了解軟體的功能、擴充性、安全性及可靠度等，它的能力有多少與它的限制在那裡，是否符合公司的需求、價格是否能接受等。因此，整個評估過程會是不斷的溝通、衝突、分析、調整，才會有最後的企業需求。經過那麼長時間的評估，以及與供應商不斷的溝通及討論，歷經最後敲定了使用的PDM系統、敲定了導入的範圍。雖然花了很長的時間來評估，但常常會發現，開始導入後，所有的事情會從頭來過一遍，導入過程的爭議也會一直不斷。這原因有二，第一，在軟體供應商這邊，一般來說業務階段的顧問師﹙Pre-Sales﹚與導入階段的顧問師是不同的人來擔任，不同人在資訊的接收度上就會有差異，其次，2個人對事情的角度也不一樣，Pre-Sales他的目標是接到案子，他對問題的態度一定是不問不理，因為他不希望把事情做的很複雜，越複雜案子會拖的越久，既使他看到了問題，他會考慮一下是否要深入下去。導入階段的顧問師，他的工作是解決問題他不可能迴避問題，所以一定會造成爭議。第二、對於功能的誤解，大部分企業在評估的時候，都是在看供應商做精采的表演，常常會把不同軟體的功能，自行合併在ㄧ起，或者是想當然耳的認為，造成功能上的誤解。究其上述的問題，其最大的原因在於，企業未曾有導入過PDM之經驗，不瞭解PDM系統的特性而導致的結果。其次是企業沒有一個系統的方法把評估的過程記錄下來。如何去解決這樣的問題發生，本研究認為可以從評估程序、評估構面及決策方式三方面著手，來降低上述問題的發生。在評估程序方面，本研究認為應該以兩階段的方式來進行評估。在評估構面方面，本研究認為在二個不同階段中，應該有不同的評估構面來進行評估。在決策方式方面，本研究則希望運用逐項敘述及程度標記的方式，每個評估委員均可負責的將自己的觀點寫出，讓評選小組能確實選出企業所需之系統。一、 評估程序本研究將評估程序分成2個階段，第一個階段是初步評選階段，這個階段的目的在瞭解PDM系統、瞭解企業內部需求，並找到2～3家適合公司需求的PDM廠商。第二個階段是細部評選階段，這個階段的目的在建構出企業內部的需求，並評選出一家最適合的軟體供應商。1. 初步評選階段
資訊系統在進入評估階段的時候，企業內部部分人員已經大致上瞭解PDM的功能及效益。此時會成立一個評選小組，而評選小組的成員，應該以研發部門、資訊部門及文管中心的人員為主，其他如業務部門、製造部門也應該選派資深人員來參與。首先，評選小組需要研究企業內部資訊狀況與作業程序，將內部環境與需求做分析與評估。評選小組也會找尋PDM廠商，並會參考廠商所提之功能納入未來的功能需求項目，並訂出評估計畫。要注意到，企業在選擇PDM的時候，可能因為預算或是某些因素，會有只選擇導入部分模組的考量，或是分階段導入部分模組的考量。這樣的考量會不會影響到整體企業組織的運作，這些都是評估小組需要評估的項目。最後篩選出第二階段候選的PDM系統，篩選的主要條件是軟體功能是否符合企業需求及企業可接受下導入所需要的軟硬體成本。
2. 細部評選階段這個階段評選小組需要建構出企業內部的細部需求，所以需要取得各候選廠商更深入的資訊，才能夠確實的瞭解系統是否能切合企業的需要，或是企業的作業程序要調整的幅度，都必須做更深入的了解。甚至必須派人至廠商，接受軟體功能及系統維護設定的教育訓練。此時評選小組透過不斷的教育訓練及各項細部的功能及企業流程的解決方案，以建構出企業內部的細部需求，例如整理出零組件的分類方式、有多少文件需要納入PDM中管理，要如何去分類等等。並請候選廠商安排評選小組人員參訪示範公司。最後必須邀請候選廠商依據企業建構出來的需求，提出服務建議書及報價單。評選小組經過討論後決定出選擇的優先順序，最後再由公司的最高階主管做最後的決定。最後合約的簽定也是非常重要的一環，合約的是在保障雙方的權益。評選小組和第一順位的PDM廠商進行合約協商，內容包括服務建議書、各項費用、費用交付的方式、實施的排程與應變計畫等。